Folyamatautomatizálás, hogy a rendszerei dolgozzanak Ön helyett.
A Caster Consulting folyamatautomatizálást vezet be kis- és középvállalatoknál: összekapcsolja a webshopot, az ügyviteli rendszert, a CRM-et, a számlázót, az e-mailt és az Excel-táblákat, és automatizálja a jóváhagyásokat, a riportokat és az adatrögzítést. Microsoft Power Automate, n8n vagy egyedi integráció segítségével a rutinfeladatok maguktól lefutnak, így kevesebb a hiba, és a kollégák ideje felszabadul.
Ismerős?
A rendszerek külön élnek, az ember köti össze őket.
A legtöbb cégnél a munkaidő jelentős része azzal telik, hogy valaki adatot visz át egyik helyről a másikra. Ezek a lépések jól leírhatók, ezért jól automatizálhatók is.
01
Ugyanazt az adatot többször rögzítik
A webshop rendelése bekerül az ügyviteli rendszerbe, onnan a számlázóba, majd egy Excel-táblába. Minden átmásolás idő és hibalehetőség.
02
A jóváhagyások e-mailekben akadnak el
Beszerzési igény, szabadságkérelem, szerződés: senki sem tudja pontosan, kinél tart, és mikor lesz jóváhagyva.
03
A havi riport napokig készül
Valaki minden hónapban kigyűjti a számokat több rendszerből, és kézzel rakja össze a táblázatot a vezetőségnek.
04
A beérkező e-maileket és űrlapokat egyenként dolgozzák fel
Ajánlatkérések, megrendelések, ügyfélbejelentések: mindet el kell olvasni, továbbítani és rögzíteni.
Így működik
Egyszer rögzített adat, minden rendszerben.
Egy esemény, például egy új rendelés, egy e-mail vagy egy űrlap, elindítja az automatizmust. Az ellenőrzi és kiegészíti az adatot, majd továbbküldi minden rendszerbe, ahol szükség van rá. Senkinek nem kell átmásolnia.
Mit automatizálunk
Ahol az automatizálás gyorsan megtérül.
Bevált mintákból indulunk, és az Ön meglévő rendszereihez igazítjuk őket, nem fordítva.
Rendszerek összekapcsolása
Webshop, ügyviteli rendszer, CRM, számlázó és raktárkezelő közötti automatikus adatszinkron, hogy minden adat egyszer kerüljön rögzítésre.
Pl. rendelésből automatikusan számla és szállítólevél
Jóváhagyási folyamatok
Beszerzési, szabadság- és szerződés-jóváhagyás egyértelmű lépésekkel, emlékeztetőkkel és visszakereshető előzményekkel.
Pl. értékhatár szerinti többszintű jóváhagyás
Automatikus riportok
A számok több rendszerből összegyűjtve, egységes formában, ütemezetten érkeznek a vezetőkhöz e-mailben vagy Teamsben.
Pl. heti értékesítési és kintlévőség-riport
E-mail- és űrlapfeldolgozás
A beérkező levelek és űrlapok adatai automatikusan a megfelelő rendszerbe kerülnek. Ahol a szöveg értelmezése kell, AI-megoldással osztályozunk és adatot nyerünk ki.
Pl. ajánlatkérések rögzítése a CRM-ben
Dokumentumfolyamatok
Sablonból generált szerződések, ajánlatok és igazolások, automatikus iktatás és tárolás SharePointban vagy a dokumentumkezelőben.
Pl. ajánlat generálása CRM-adatokból
Értesítések és riasztások
Szóljon a rendszer, ha valami figyelmet igényel: lejáró határidő, kifutó készlet, késő fizetés, elakadt rendelés.
Pl. Teams-értesítés lejárt számláról
Hogyan dolgozunk
Felmérjük, automatizáljuk, és működésben tartjuk.
01
Folyamatfelmérés
Feltérképezzük a rutinfeladatokat, és rangsoroljuk őket aszerint, mennyi időt visznek el, és mennyire jól automatizálhatók.
02
Első automatizmus
A legjobban megtérülő folyamatot élesítjük elsőként, előre rögzített mérőszámokkal: megtakarított óra, hibaarány.
03
Bővítés
A következő folyamatok automatizálása, közös adatkapcsolatokra építve, dokumentáltan.
04
Felügyelet és karbantartás
Figyeljük a futásokat, kezeljük a hibákat, és követjük a kapcsolódó rendszerek változásait.
Megbízható működés
Automatizmus, amire építeni lehet.
Ember ott, ahol kell
Ahol egy döntésnek súlya van, a folyamat megáll, és egy kolléga hagyja jóvá. A többi lépés magától fut.
Naplózás és dokumentáció
Minden futás naplózott és visszakereshető, minden automatizmusról leírás készül, így nem egyetlen ember fejében él a tudás.
Hibariasztás és karbantartás
Ha egy lépés elakad, azonnal riasztást kapunk és kezeljük. A rendszerek frissítéseit is követjük, hogy az automatizmusok működjenek.
Csapatunk projektjeiből
Amit csapatunk elért.
Csapatunk tagjainak korábbi projektjei nemzetközi nagyvállalatoknál és kkv-knál. Az ügyfeleket nem nevezzük meg.
SAP Emarsys helyett költséghatékonyabb, saját marketingrendszer
Egy két országban működő elektronikai kiskereskedelmi lánc egy nagy, összetett SAP Emarsys-rendszert használt a marketingjéhez. A ZEBEQ no-code platformon kifejlesztettük a saját rendszerét, amely öt hónap alatt kiváltotta: a kampánykezelés, a szegmentálás és az ügyfélkommunikáció automatizáltan fut, bővített funkcionalitással és költséghatékonyabban.
Gyakori kérdések
Amit az automatizálásról kérdezni szoktak.
Mennyibe kerül egy automatizálási projekt?
A folyamatfelmérés fix díjas. Utána az egyes automatizmusokra tételes ajánlatot adunk, így előre látja, mi mennyibe kerül, és mennyi időt takarít meg.
Milyen eszközökkel dolgoznak?
Elsősorban Microsoft Power Automate-tel, n8n-nel és egyedi integrációkkal, API-kon keresztül. Az eszközt a meglévő rendszerei, a licencei és a feladat alapján választjuk ki.
Le kell cserélni a meglévő rendszereinket?
Nem. Az automatizálás a meglévő rendszerek közé épül. Ha egy rendszer nem kapcsolható össze semmivel, azt jelezzük, és javaslatot teszünk a megoldásra.
Mi történik, ha egy automatizmus hibára fut?
Riasztást kapunk, a futás naplóból visszakövethető, és a hibát kijavítjuk. Karbantartási szerződés esetén a hibabejelentésekre 24 órán belül reagálunk.
Hogyan mérik az eredményt?
Már a felmérésnél rögzítjük, mennyi időt visz el egy folyamat, és milyen gyakori benne a hiba. Élesítés után ugyanezeket mérjük, így a megtakarítás számokban látszik.
Nézzük meg, melyik folyamata automatizálható elsőként.
Egy díjmentes, 30 perces beszélgetésben átnézzük a rutinfeladatait, és megmondjuk, hol érdemes kezdeni.