Rövid válasz: a kötelező hazai B2B e-számlának ma még nincs kihirdetett dátuma, de az irány eldőlt. Az uniós ViDA-csomag és a NAV 2025 novemberében közzétett koncepciója szerint a PDF-számla helyét a strukturált XML veszi át, e-mail helyett gépi úton érkezik, és a vevőnek is jelentenie kell. Aki most rendbe teszi a számlázását és az ügyviteli rendszerét, annak ez könnyítés lesz. Aki kivár, annak egy újabb kapkodós projekt.
Hol tartunk most Magyarországon?
Sokan nem tudják, de Magyarország ebben már most előrébb jár, mint az unió nagy része. Három szabály él:
- Online Számla: 2021. január 4. óta minden, a magyar áfaszabályok szerint kiállított számla adatait valós időben jelenteni kell a NAV-nak, a magánszemélyeknek és a külföldi vevőknek szóló számlákét is.
- Állami vevők (B2G): 2019. november 1. óta az állami szervezeteknek el kell fogadniuk az EN 16931 szabvány szerinti e-számlát.
- Energia: 2025. július 1. óta a nem magánszemélyeknek szóló villamosenergia- és földgáz-szolgáltatásról e-számlát kell kiállítani.
Általános B2B e-számla-kötelezettség viszont nincs. A legtöbb cég ma PDF-számlát küld e-mailben, és közben a számlázóprogramja automatikusan jelenti az adatokat a NAV-nak. A NAV tehát már látja az adatot, de a vevő könyvelése többnyire még mindig egy PDF-ből dolgozik.
Mi a ViDA?
A ViDA (VAT in the Digital Age, áfa a digitális korban) uniós jogszabálycsomagot 2025. március 11-én fogadták el, és 2025. április 14-én lépett hatályba. A kkv-k szempontjából a lényege:
- a tagállamok engedély nélkül előírhatják a belföldi e-számlázást (korábban ehhez uniós jóváhagyás kellett);
- az e-számla lesz az alapértelmezés, az EN 16931 európai szabvány szerint;
- 2030. július 1-jétől a határon átnyúló B2B ügyleteknél kötelező lesz a digitális adatszolgáltatás;
- 2035. január 1-jéig a már működő nemzeti valós idejű rendszereket (mint a magyar Online Számla) az uniós szabványhoz kell igazítani.
Mit tervez a NAV?
A Nemzetgazdasági Minisztérium és a NAV 2025. november 21-én tette közzé a hazai bevezetés koncepcióját, és 2026. január 20-ig lehetett véleményezni. A koncepció főbb pontjai:
- kötelező e-számla a belföldi és az unión belüli B2B ügyletekben, EN 16931 szerinti XML formátumban;
- nincs e-mailes kézbesítés és nincs „hibrid” PDF: a számla adatként érkezik;
- a vevő is jelent: a beérkezett számláról 5 napon belül adatot kell szolgáltatnia;
- kiállítási határidő: unión belüli ügyletnél 10 nap, belföldinél továbbra is 8 nap;
- akkreditált számlázóprogramok önkiszolgáló akkreditációval;
- a Peppol választható, és a NAV alapértelmezett fogadó végpontot (API) is biztosít;
- ingyenes NAV-számlázó és -archívum a legkisebbeknek.
A NAV szerint a szabályokat legkésőbb 2030-ig át kell alakítani. A pontos dátum még nincs kihirdetve. A Deloitte szerint a rendszer 2028-ban önkéntes tesztelésre nyílhat meg az éles indulás előtt. Más, nem hivatalos forrásokban 2027-es és 2029-es dátum is szerepel, ezeket mi nem tartjuk megbízhatónak. Ha valaki ma konkrét kötelező dátumot mond, kérdezz rá a forrására.
Mi változik a gyakorlatban?
Ha most PDF-et küldesz e-mailben, a változás kétirányú lesz.
Kimenő számlák. A számlázóprogramodnak EN 16931 szerinti XML-t kell előállítania, és azt a vevőnek nem e-mailben, hanem gépi csatornán (a NAV végpontján vagy Peppolon keresztül) kell eljuttatnia. Ezt jellemzően a számlázóprogram gyártója oldja meg, de neked kell ellenőrizned, hogy a terveik időben elkészülnek-e.
Bejövő számlák. Ez a nagyobb változás. A beérkező számla adatként érkezik, és 5 napon belül jelentened kell róla. Ha a számlákat ma valaki manuálisan rögzíti az ügyviteli rendszerbe, ez a folyamat vagy automatizálódik, vagy egy új határidős teher lesz.
Egy tipikus számla útja ma és az e-számlával
Vegyünk egy 30 fős nagykereskedést, amely havonta néhány száz bejövő számlát kap a beszállítóitól.
Ma a számla PDF-ként érkezik egy közös e-mail-címre. Valaki letölti, ellenőrzi, hogy a megrendelés és a szállítólevél alapján stimmel-e, majd begépeli a tételeket az ügyviteli rendszerbe vagy továbbküldi a könyvelőnek. Ha egy tétel nem egyezik, e-mailben egyeztet a beszállítóval. A számla adatai közben már régen ott vannak a NAV-nál, csak a vevő nem tudja őket gépileg felhasználni.
Az e-számlával a számla XML-adatként érkezik a számlázó- vagy ügyviteli rendszerbe. A rendszer automatikusan párosítja a megrendeléssel és a beérkezett áruval, a nem egyező tételeket megjelöli, a többit előkészíti könyvelésre. Az ember csak az eltéréseket nézi meg, és jóváhagyja a kifizetést. Az 5 napos vevői adatszolgáltatást a rendszer küldi.
A különbség nem a technológiában van, hanem abban, hogy hol dolgozik az ember: a rutin rögzítés helyett az eltérések kezelésén. Ehhez viszont az kell, hogy a megrendelések és a beérkezések is ott legyenek a rendszerben, ahová a számla érkezik. Ha a megrendelés egy Excel-táblában él, az e-számlát nincs mivel párosítani.
Mi lesz a könyvelővel?
A könyvelő szerepe nem szűnik meg, hanem átalakul. Kevesebb idő megy el a rögzítésre, és több marad az ellenőrzésre, az elemzésre és a tanácsadásra. Egy 2025-ös hazai beszámoló szerint a könyvelőknek csak 11%-a használ aktívan mesterséges intelligenciát, és az ügyfeleik 42%-ánál még semmilyen digitális megoldás nincs. Az e-számla ezen gyorsan változtatni fog, mert a strukturált adat a könyvelőprogramba is gépileg érkezik.
Ha külső könyvelővel dolgozol, érdemes már most megbeszélni vele, ő hogyan készül, és milyen formában szeretné megkapni az adatokat. A legrosszabb forgatókönyv az, amikor a cég és a könyvelő két külön rendszerben, két külön ütemben áll át.
Miért jó hír ez a kkv-knak?
A NAV koncepciója kimondja: a strukturált XML-számlát a könyvelőprogram emberi beavatkozás nélkül vagy minimális ellenőrzéssel be tudja olvasni, ellenőrizni és könyvelni. Ma a bejövő számlák rögzítése sok cégnél napi rutinfeladat: valaki megnyitja a PDF-et, és begépeli a tételeket. Az e-számla ezt megszünteti.
Ez egyben azt is jelenti, hogy a mesterséges intelligenciával történő számlafeldolgozás a hazai B2B számláknál fokozatosan okafogyottá válik. Az AI-alapú adatkinyerés a külföldi, papíralapú és PDF-számláknál, valamint a nem számla jellegű dokumentumoknál marad hasznos.
Mire figyelj már most?
Az Online Számla szigorodik. 2025-ben a NAV több korábbi figyelmeztetést hibává minősített át, vagyis a hibás adatokkal beküldött számlát a rendszer már elutasítja. A hibás adatszolgáltatás bírsága számlánként akár 1 millió forint is lehet. A pontos változásokat a beszámolók eltérően írják le, de az irány egyértelmű: a NAV a tiszta adatot várja el.
A törzsadat minősége számít. Az automatikus feldolgozás csak akkor működik, ha a partnerek adószáma, a termékek áfakódja és a cikkszámok rendben vannak. Ez ma is igaz, de az e-számlánál a hiba már nem egy könyvelő türelmén, hanem egy elutasított üzeneten múlik. Egy rövid törzsadat-tisztítás most néhány nap munka, az átállás hetében viszont minden elutasított számla késedelmes fizetést és telefonos egyeztetést jelent.
Az ügyviteli rendszered integrációja. Ha a számlázás, a készlet és a könyvelés külön programban fut, és közöttük ember másolja az adatot, most érdemes ezt rendbe tenni. Az e-számla egy jól integrált rendszerben szinte észrevétlen, egy szétszabdalt környezetben viszont minden ponton fájni fog.
Peppol vagy NAV-végpont?
A Peppol egy nemzetközi hálózat az e-számlák cseréjére. Az elve: egyszer csatlakozol egy hozzáférési ponton (access point) keresztül, és onnan minden más Peppol-résztvevőt elérsz. A NAV koncepciója szerint a hazai rendszerben a Peppol választható, és a NAV saját fogadó végpontot is ad.
Egy kizárólag belföldön számlázó kkv-nak valószínűleg a NAV-végpont vagy a számlázóprogram beépített megoldása lesz a legegyszerűbb. Ha viszont sok uniós partnered van, a Peppol 2030-tól a határon átnyúló adatszolgáltatásban is hasznos lehet. Ezt a döntést nem kell ma meghozni, de érdemes megkérdezni a számlázóprogram gyártóját, melyiket fogja támogatni. Ha a gyártó erre ma nem tud válaszolni, az is információ: érdemes időben körülnézni, mert az átállás évében a jó szállítók kapacitása gyorsan elfogy.
Mit tegyél most?
- Kérdezd meg a számlázóprogram gyártóját, hogyan és mikorra készül fel az EN 16931 XML-re, a gépi kézbesítésre és a bejövő számlák fogadására.
- Nézd meg, hogyan érkeznek ma a bejövő számlák, és ki rögzíti őket. Ez lesz a legnagyobb változás.
- Tedd rendbe a törzsadatokat: partnerek, adószámok, áfakódok, cikkszámok.
- Vizsgáld meg az integrációt a számlázás, a készlet és a könyvelés között. Ahol ember másol, ott hiba és késés lesz.
- Figyeld a NAV híreit. A koncepció véglegesítése és a kihirdetett dátum a NAV oldalán jelenik meg először, a jogszabály pedig a Nemzeti Jogszabálytárban.
- Ne dőlj be a kapkodásnak. Kötelező dátum még nincs, de egy jól előkészített átállás fél év, egy kapkodós pedig fél év idegesség.
Ha szeretnéd, hogy a számlázásod, az ügyviteli rendszered és a könyvelés közötti adatáramlást valaki átnézze és automatizálja, nézd meg a folyamatautomatizálási és a vállalatirányítási szolgáltatásunkat.
GYIK
Mikortól lesz kötelező az e-számla Magyarországon?
A belföldi B2B e-számlának ma még nincs kihirdetett kötelező dátuma. A NAV szerint a szabályokat legkésőbb 2030-ig át kell alakítani, a Deloitte szerint 2028-ban önkéntes tesztelés indulhat. A határon átnyúló B2B ügyleteknél az uniós ViDA szerint 2030. július 1-jétől kötelező a digitális adatszolgáltatás.
Mi a különbség az Online Számla és az e-számla között?
Az Online Számla a számlaadatok jelentése a NAV-nak, amely 2021 óta minden számlára kötelező. Az e-számla maga a számla strukturált, gépileg olvasható formában (EN 16931 XML), amelyet a vevő is adatként kap meg, nem PDF-ként.
Kell-e Peppolra csatlakoznom?
A NAV koncepciója szerint a hazai rendszerben a Peppol választható, és a NAV saját fogadó végpontot is biztosít. Sok uniós partnernél a Peppol hosszabb távon hasznos lehet.
Mi lesz a PDF-számlával?
A NAV koncepciója szerint a B2B ügyletekben nem lesz e-mailes kézbesítés és „hibrid” PDF sem: a számla adatként érkezik. A vevő természetesen megjelenítheti olvasható formában, de az irányadó a strukturált adat.
Mit kell tennie a vevőnek?
A koncepció szerint a beérkezett e-számláról 5 napon belül adatot kell szolgáltatnia a NAV-nak. Ezért a bejövő számlák feldolgozását érdemes automatizálni.
Források
- Európai Bizottság – Adoption of the VAT in the Digital Age package
- NAV – A ViDA implementációja Magyarországon
- NAV – Indul a ViDA-konzultáció: NAV és vállalkozások együtt az áfadigitalizációban
- Európai Bizottság – eInvoicing in Hungary
- OpenPeppol – Peppol Interoperability Framework
- Deloitte Magyarország – Kötelezővé válik az e-számla Magyarországon!
- Adózóna – Változások az online számlaadat-szolgáltatásban
- Economx – Letölthető jövő: így lesz „szexi” szakma a könyvelésből
