Vállalatirányítási rendszerek (ERP)
Vállalatirányítási rendszer?
A vállalatok átlátható és szabályozott működése napjainkban alapvető kritérium az üzleti életben, ezért a felelős vállalirányítás központi szerepet tölt be minden cég életében. A megfelelő vállalatirányítási rendszer nélkül azonban ez egy meglehetősen bonyolult és adott esetben fölösleges drága folyamat.
Egy jól működő vállalatirányítási rendszernek a rugalmasság megőrzése mellet segítenie kell az átláthatóság növelését, valamint a külső és belső szabályozásnak való költséghatékony megfelelést.
Vállalatának életében egy jól megválasztott integrált rendszer megvásárlása kulcsfontosságú lépés, legyen szó akár első rendszerrelől bevezetéséről, vagy akár a meglévő lecseréléséről.
Fontos megjegyezni, hogy egy ERP (enterprise resource planning-vállalati erőforrás tervezés) rendszer bevezetése nem “csak” egy informatikai befektetés, sokkal inkább stratégiai eszköz, melynek legfontosabb célja a vállalat hatékony működésének támogatása.
Költségek és időbefektetés csökkentése
Előnyök
Folyamatokk átláthatósága
Egy jól megvalósított ERP rendszer segítségével cége valamennyi folyamatát kézben trathatja. A nap bármely pillanatában naprakész információkhoz juthat, a távoli elérés sem jelenthet problémát.
Rugalmasan alakítható
Egy CRM rendszer elsőszámú előnye, hogy egyedi paraméterekkel történő kialakítása lehetővé teszi, hogy pontosan azokért a funkciókét fizessen amire valóban szüksége van ahhoz, hogy teljes egészében lefedje üzleti folyamatait.
Folyamatmenedzsment
Egy jól működő válallat “titka”, hogy minden részfeladat egyetlen felületről irányítható és ellenőrizhető. Az így működő vállalatok esetében a szükséges optimalizálások is könnyen megoldható. Ellenkező esetben az adatok összegyűjtése rengeteg felesleget időt és energiát emészhet fel. Az ERP részét képezik a CRM, a készletgazdálkodás, a beszerzés, az értékesítés, a raktározás, a könyvelés és a számlázásokis. Esőre ez is sok különálló résznek tűnhet, azonban az integrált szoftverek segítségével minden egyszerűen átlátható, együttesen kezelhető.
Döntéshozatal elősegítése
Fontos döntések meghozatalához mindig elegendő adatra van szükség, váratlan meglepetések nem történhetek. Ehhez, egy vállalati információs rendszer segítségére van szükség, melyben könnyen átlátható – az adathalmaz összefésüléséből készült- jelentéseket és diagrammokat találunk. A naprakész kimutatások segítenek a fontos döntések meghozatalában.
Vállalatirányítási rendszer bevezetése
8 alapvető lépés ami elengedhetetlen a bevezetés sikeréhez
Az integrált vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez elengedhetetlen a vezetők, munkatársak támogatása.
Első lépésként jelöljük ki a vállalaton belül egy olyan, kulcsfontosságú szereplőkből álló csoportot, akiknek feladata az ERP rendszer kiválasztása lesz.
Ne feledjük, hogy a szoftver bevezetése során ő együttműködésükre, támogatásukra és segítségükre is szükségünk lesz.
A kiválasztást végző csoport első feladata, hogy meghatározzák, mik a “fájó pontok”, amire megoldást keres a vállalat, milyen új igények vannak, mik azok a funkciók, amik hiányoznak?
Emellett fontos a hosszú távú üzleti célok meghatározása és figyelembe vétele.
A megfelelő ERP kiválasztásakor számos tényezőt kell figyelembe venni
- Miért szeretnénk integrált vállalatirányítási rendszert bevezetni?
- Milyen problémákara keresünk megoldást?
- Mit kell az ERP rendszernek támogatni a jövőben?
Ha leülünk az internet elé és eékezdünk vállalatiránxítási rendszerek után böngészni, vagy ajánlásokat kérünk, nagyon sok lehetőség fog elénk tárulni.
A szoftvereket nehéz összehasonlítani, továbbá az ERP-k komplexitásából adódóan demo verzió letöltésére sem lesz lehetőségünk.
A szoftvermegoldást forgalmazó szolgáltató megkeresésésvel, telefonon vagy írásban is kérhetünk tájékoztatést ahol a tanácsadó segít abban, hogy az adott termék megoldást nyújt-e a szervezetünk igényeire.
Az ERP rendszerek komplex rendszerek, így személyes találkozóval kérjük szakértő tanácsadó segítségét
A találkozó alkalmával be kell mutatni a vállalaunk tevékenységi körét, működését a sajátosságait.
Fontos a beszállító minél alaposabb megismerése, referenciák kérése, hiszen lehet, hogy ők fogják végezni a bevezetést. Ehhez olyan partner kiválasztása szükséges, akivel el tudjuk képzelni a hosszútávú együttműködést.
Azon szimpatikus beszállítóktól, akiknek a szoftvere megfelel a követelménylistán szereplőknek, kérjünk be árajánlatot.
Ne csak a bevezetéskor jelentkező egyszeri költséget hasonlítsuk össze, megvizsgálva a vásárlási és bérlési konstrukciókat, hanem a jövőbeni máködtetési díjakkal és egyedi fejlesztési költségekkel is számoljunk.
Azt a megoldást nyújtja a szoftver, amelyet az első pontban meghatároztunk, funkcióit tekintve megfelelő szervezetünk számára
- A hosszútávú üzleti céljaink elérését (is) segíti, nem “csak a mostani” problémákat orvosolja
- Az árfekvése megfelelő, vállalatunk számára egy vállalható költség a fenntartási díjakkal együtt
- A bevezető partner szimpatikus, a vele való együttműködés nem jelent nehézségek
- A munkatársak támogatják a rendszert
Ahhoz, hogy egy ERP bevezetése sikerese legyen, a beszállító és a vállalat között folyamatos kommunikáció és együttműködés szükséges.
Az, hogy a szoftver bevezetése milyen hosszú, az a projekt komplexitásától és az egyedi igényektől függ, azonban mindenképpen fontos bevezetési ütemterv elkészítése a feladatok és projekt tartalom alapján, a szerep- és felelősségi körök meghatározásával.
“Amiről nem tudok, az nem fáj”
Ez a mondás egy vállalkozás vezetése közben nem igaz. Ha egy cégvezető nem látja át, hogy mi folyik vállalkozásának mindennapi működése során, akkor az nagyon gyorsan fejfájást fog neki okozni. Ahogy nő egy vállalkozás, egyre több területen szaporodnak azok az információk amelyeket figyelemmel kell kísérnünk.
Pénzügyi, beszerzési, gyártási, értékesítési területek talán már az ön cégében is rendelkeznek saját kis irányító pultokkal, lehet, hogy ügyfél kapcsolatainak rendezésére már egy CRM rendszer bevezetése is folyamatban van és talán a számlázásra is kipróbált online eszközt vagy programot. A készleteket pedig valószínűleg hétről hétre rögzítik a kollégák egy excelben vagy más egyéb programban.
Azonban eljön az a cégméret vagy növekedési gyorsaság amikor hasznos lenne ha ezek az információ források összekapcsolhatóak lennének. Ennek megoldását hívják ERPnek.
A cégen belül forgó számtalan információs alapanyag hogyan gyúrható úgy össze, hogy bármikor emészthető formában kerüljön a döntéshozók elé?
Versenyelőny
Az üzleti életben mindig az a cég van versenyelőnyben amelyiknek több és pontosabb információk állnak rendelkezésére az ügyfeleiről, partenreiről, vetélytársairól illetve saját magáról. A döntések meghozatalához pontos és friss adatokra van szükség. Egy olyan mindennapos kérdés megválaszolását is minthogy mikorra tudunk szállítani, számos tényező befolyásolhatja.
- Van-e alapanyag a raktárban
- Van-e elég gyártókapacitás
- Van-e bármilyen beütemezett szervizfeladat amely késleltetheti a gyártást
De ezek mellett sokkal összetettebb kérdések is fel szoktak merülni.
Egy modern rendszer bármikor és bárhonnan elérhetővé teszi a kollégák és vezetők számára ezeket az adatokat, legyen szó raktárkészletről, szabadságolásról az árajánlatok és számlák visszakövethetőségéről. A rendszerbe rögzített adatokból kimutatásokat és jelentéseket is készíthetünk. Olyan ez mint a gyermek ellenőrzője. Persze megkérdezhetjük tőle is, hogy mi volt az iskolában, a válasz szinte biztosan SEMMI lesz és lehet, hogy csak év végén szembesülünk a gyenge bizonyítvánnyal. Az ellenőrző segítségével viszont folyamatosan nyomonkövethetjük az egyes területek alakulását, így szükség esetén közbe is avatkozhatunk. Cégünk esetében az ellenörző egy ERP. rendszer lehet.
Hogyan segít az ERP?
Az ERP megoldások feladata tehát, hogy egy cégvezető (és bármely területi vezető) azonnal láthassa a cég működtetése során felmerülő megoldandó kérdéseket.
- Hogy ne többnapos késéssel derüljön ki, hogy nincs a megrendelt áruhoz alapanyag
- Hogy ne gyártás közben derüljön ki, hogy a fél csapat szabadságon vagy egy képzésen lesz holnaptól
- Hogy ne az alapanyag megrendelés végén derüljön ki, hogy nincs elég fedezet a bankszámlán
Ahhoz, hogy ilyen esetek ne fordulhassanak elő az kell, hogy a cégen belüli különböző területek összekapcsolhatóak legyenek és az összekapcsolt információk a cég profiljának, működési gyakorlatának megfelelően álljanak a döntéshozók rendelkezésére. Szerencsére ma már testre, cére szabhatóak ezek a tervezési eszközök.
Nem csak a nagyvállalatok, de a KKV-k számára is számos informatikai szolgáltató áll rendelkezésre, különböző szintű ERP megoldásokkal.
Naprakészen
Bármikor válthat
Modulok
Ügyfélkezelés
Könnyen kezelhetővé válnak az értékesítési és kereskedelmi folyamatok. Egyszerűen, biztonságosan kezelheti meglévő és leendő ügyfeleinek adatait.
Pénzügy
A vállalat életében felmerülő komplex pénzügyi folyamatok menedzselése. Gyorsan lekérdezhető adatok a várható bevételekről és kiadásokról.
Ellátási lánc
A cégen belül teljes logisztikai folyamatok válnak lefedhetővé. Legyen szó készlet beszerzésről, kiszállításról vagy a sofőrök nyilvántartásáról.
Gyártás kezelés
A vállalkozás gyártói folyamatainak adminisztrálására, ütemezésére alkalmas funkció a megrendeléstől egészen a szállításig..
Humán erőforrás
Komplex nyilvántartás minden munkavállalóról kiegészítve akár a bér és cafeteria adatokkal valamint szabadság kezelés lehetőségével.
Értékesítés
Könnyen kezelhetővé válnak az értékesítési és kereskedelmi folyamatok. Egyszerűen, biztonságosan kezelheti meglévő és leendő ügyfeleinek adatait.
Beszerzés
A termelő vállalatok esetében a beszerzési folyamatok döntő jelentőségűek a portabilitás szempontjából. Legyen szó alapanyag vagy végtermékről, segítünk!
Raktárkezelés
A beszerzés és értékesítés mellett magába foglalja a készletgazdálkodást és segítséget nyújt a raktárkészlet nyilvántartásában.
Készletkezelés
Rendszerünkben kidolgozott raktárkészlet kezelésel elkerülhetővé válnak a kkv-ra jellemző problémák.