URL: https://casterconsulting.hu/folyamatautomatizalas/

# Folyamatautomatizálás, hogy a rendszerei dolgozzanak Ön helyett.

A Caster Consulting folyamatautomatizálást vezet be kis- és középvállalatoknál: összekapcsolja a webshopot, az ügyviteli rendszert, a CRM-et, a számlázót, az e-mailt és az Excel-táblákat, és automatizálja a jóváhagyásokat, a riportokat és az adatrögzítést. Microsoft Power Automate, n8n vagy egyedi integráció segítségével a rutinfeladatok maguktól lefutnak, így kevesebb a hiba, és a kollégák ideje felszabadul.

## A rendszerek külön élnek, az ember köti össze őket.

A legtöbb cégnél a munkaidő jelentős része azzal telik, hogy valaki adatot visz át egyik helyről a másikra. Ezek a lépések jól leírhatók, ezért jól automatizálhatók is.

### Ugyanazt az adatot többször rögzítik

A webshop rendelése bekerül az ügyviteli rendszerbe, onnan a számlázóba, majd egy Excel-táblába. Minden átmásolás idő és hibalehetőség.

### A jóváhagyások e-mailekben akadnak el

Beszerzési igény, szabadságkérelem, szerződés: senki sem tudja pontosan, kinél tart, és mikor lesz jóváhagyva.

### A havi riport napokig készül

Valaki minden hónapban kigyűjti a számokat több rendszerből, és kézzel rakja össze a táblázatot a vezetőségnek.

### A beérkező e-maileket és űrlapokat egyenként dolgozzák fel

Ajánlatkérések, megrendelések, ügyfélbejelentések: mindet el kell olvasni, továbbítani és rögzíteni.

## Egyszer rögzített adat, minden rendszerben.

Egy esemény, például egy új rendelés, egy e-mail vagy egy űrlap, elindítja az automatizmust. Az ellenőrzi és kiegészíti az adatot, majd továbbküldi minden rendszerbe, ahol szükség van rá. Senkinek nem kell átmásolnia.

## Ahol az automatizálás gyorsan megtérül.

Bevált mintákból indulunk, és az Ön meglévő rendszereihez igazítjuk őket, nem fordítva.

### Rendszerek összekapcsolása

Webshop, ügyviteli rendszer, CRM, számlázó és raktárkezelő közötti automatikus adatszinkron, hogy minden adat egyszer kerüljön rögzítésre.

Pl. rendelésből automatikusan számla és szállítólevél

### Jóváhagyási folyamatok

Beszerzési, szabadság- és szerződés-jóváhagyás egyértelmű lépésekkel, emlékeztetőkkel és visszakereshető előzményekkel.

Pl. értékhatár szerinti többszintű jóváhagyás

### Automatikus riportok

A számok több rendszerből összegyűjtve, egységes formában, ütemezetten érkeznek a vezetőkhöz e-mailben vagy Teamsben.

Pl. heti értékesítési és kintlévőség-riport

### E-mail- és űrlapfeldolgozás

A beérkező levelek és űrlapok adatai automatikusan a megfelelő rendszerbe kerülnek. Ahol a szöveg értelmezése kell, [AI-megoldással](https://casterconsulting.hu/ai-megoldasok/) osztályozunk és adatot nyerünk ki.

Pl. ajánlatkérések rögzítése a CRM-ben

### Dokumentumfolyamatok

Sablonból generált szerződések, ajánlatok és igazolások, automatikus iktatás és tárolás SharePointban vagy a dokumentumkezelőben.

Pl. ajánlat generálása CRM-adatokból

### Értesítések és riasztások

Szóljon a rendszer, ha valami figyelmet igényel: lejáró határidő, kifutó készlet, késő fizetés, elakadt rendelés.

Pl. Teams-értesítés lejárt számláról

## Felmérjük, automatizáljuk, és működésben tartjuk.

1–2 hét

### Folyamatfelmérés

Feltérképezzük a rutinfeladatokat, és rangsoroljuk őket aszerint, mennyi időt visznek el, és mennyire jól automatizálhatók.

1–3 hét

### Első automatizmus

A legjobban megtérülő folyamatot élesítjük elsőként, előre rögzített mérőszámokkal: megtakarított óra, hibaarány.

Projekt alapon

### Bővítés

A következő folyamatok automatizálása, közös adatkapcsolatokra építve, dokumentáltan.

Folyamatos

### Felügyelet és karbantartás

Figyeljük a futásokat, kezeljük a hibákat, és követjük a kapcsolódó rendszerek változásait.

## Automatizmus, amire építeni lehet.

### Ember ott, ahol kell

Ahol egy döntésnek súlya van, a folyamat megáll, és egy kolléga hagyja jóvá. A többi lépés magától fut.

### Naplózás és dokumentáció

Minden futás naplózott és visszakereshető, minden automatizmusról leírás készül, így nem egyetlen ember fejében él a tudás.

### Hibariasztás és karbantartás

Ha egy lépés elakad, azonnal riasztást kapunk és kezeljük. A rendszerek frissítéseit is követjük, hogy az automatizmusok működjenek.

## Amit csapatunk elért.

Csapatunk tagjainak korábbi projektjei nemzetközi nagyvállalatoknál és kkv-knál. Az ügyfeleket nem nevezzük meg.

Kiskereskedelem · Marketingautomatizálás

### SAP Emarsys helyett költséghatékonyabb, saját marketingrendszer

Egy két országban működő elektronikai kiskereskedelmi lánc egy nagy, összetett SAP Emarsys-rendszert használt a marketingjéhez. A ZEBEQ no-code platformon kifejlesztettük a saját rendszerét, amely öt hónap alatt kiváltotta: a kampánykezelés, a szegmentálás és az ügyfélkommunikáció automatizáltan fut, bővített funkcionalitással és költséghatékonyabban.

5 hónap

a kiváltásig

2

ország

Saját

rendszer SAP Emarsys helyett

## Amit az automatizálásról kérdezni szoktak.

### Mennyibe kerül egy automatizálási projekt?

A folyamatfelmérés fix díjas. Utána az egyes automatizmusokra tételes ajánlatot adunk, így előre látja, mi mennyibe kerül, és mennyi időt takarít meg.

### Milyen eszközökkel dolgoznak?

Elsősorban Microsoft Power Automate-tel, n8n-nel és egyedi integrációkkal, API-kon keresztül. Az eszközt a meglévő rendszerei, a licencei és a feladat alapján választjuk ki.

### Le kell cserélni a meglévő rendszereinket?

Nem. Az automatizálás a meglévő rendszerek közé épül. Ha egy rendszer nem kapcsolható össze semmivel, azt jelezzük, és javaslatot teszünk a megoldásra.

### Mi történik, ha egy automatizmus hibára fut?

Riasztást kapunk, a futás naplóból visszakövethető, és a hibát kijavítjuk. Karbantartási szerződés esetén a hibabejelentésekre 24 órán belül reagálunk.

### Hogyan mérik az eredményt?

Már a felmérésnél rögzítjük, mennyi időt visz el egy folyamat, és milyen gyakori benne a hiba. Élesítés után ugyanezeket mérjük, így a megtakarítás számokban látszik.

## Nézzük meg, melyik folyamata automatizálható elsőként.

Egy díjmentes, 30 perces beszélgetésben átnézzük a rutinfeladatait, és megmondjuk, hol érdemes kezdeni.